อย่างไร 'หรือ' อะไร แยกประเภทเอกสาร เหรอ? จะทำอย่างไรกับ เอกสารที่ต้องเก็บ เหรอ? คุณไม่พบไฟล์ กระดาษ สำหรับคุณ สำนักงาน หรือก บิล อะไรที่คุณต้องการ? คุณปล่อยให้ตัวเองถูกฝังโดยเอกสาร ธุรการ, จดหมาย ที่ ใบสั่งยา ที่ไหน เอกสารการธนาคารหรือการประกันภัย ? ใช้งานได้จริงทั้งหมด จึงขอเสนอ วิธี มีประสิทธิภาพใน 6 ขั้นตอนเพื่อไม่ให้จมอีกต่อไปและ จัดระเบียบ ได้อย่างง่ายดาย การจัดเก็บ ของ เอกสาร ในหนึ่งเดียว สมุดงาน ก ตู้เก็บของ, ก ตู้เก็บของ หรือแม้กระทั่ง ชั้นวางของค้นพบ อย่างไร 'หรือ' อะไร เก็บถาวร เอกสารของเขา ครั้งแล้วครั้งเล่า. จุดยุทธศาสตร์นี้เป็นสถานที่ที่คุณจะต้องเปิด จดหมาย ทุกวัน. อาจเป็นทางเข้าห้องนั่งเล่นหรือห้องครัวสิ่งสำคัญคือมันอยู่ในสายตา ณ จุดนี้คุณจะวาง a กล่องรองเท้า ภาชนะใดก็ได้และถังขยะ กระดาษ : ถังขยะใด ๆ สามารถทำเคล็ดลับได้ ในกล่องรองเท้าตะกร้าในเครื่องจักสานหรือในภาชนะอื่น ๆ คุณจะกำจัดในปริมาณมากโดยไม่ต้องคัดแยก จดหมาย เพื่อตอบ ใบแจ้งหนี้ ในการจ่ายเงิน เอกสาร สำคัญs เพื่อเก็บถาวรและในถังขยะคุณจะทิ้งมัน หนังสือชี้ชวน และซองจดหมายที่ไม่จำเป็น
6 ขั้นตอนแยกประเภทใบแจ้งหนี้กระดาษสำคัญจดหมาย ...
1- ก่อนจัดระเบียบ: กำหนดที่ตั้งของจุดยุทธศาสตร์
เคล็ดลับ
จำกัด เอกสาร!
ชอบหักบัญชีเงินฝาก
จัดการบัญชีของคุณทางออนไลน์
รับใบแจ้งยอดของคุณทางอีเมล
ปฏิเสธพวกเขา หนังสือชี้ชวน แจกจ่ายในตู้จดหมายระบุไว้อย่างชัดเจน
2 - ก่อนจัดระเบียบ: กำหนดที่ตั้งของจุดยุทธศาสตร์ที่สอง
ตำแหน่งนี้อาจเป็นชั้นวางอย่างน้อยหนึ่งชั้นชั้นวางของห้องสมุดด้านในของเฟอร์นิเจอร์: ลิ้นชักตู้ลิ้นชักใต้เตียงโมดูลใต้โต๊ะ) คุณจะเก็บไฟล์ไว้ที่นั่นซึ่งจะมีตั๋วเงินและกระดาษ
3 - ก่อนจัดเก็บ: ติดตั้งวัสดุจัดเก็บ
ในตำแหน่งที่คุณจะเปิดจดหมายและตำแหน่งที่คุณวางล็อกเกอร์หรือกล่องรองเท้าให้ใส่ที่เจาะรูและถุงแช่แข็งที่สามารถปิดได้ด้วยซิป
ในกระเป๋าใบนี้คุณจะใส่สมุดเช็คแสตมป์คลิปหนีบกระดาษซองจดหมาย RIB ปากกาและกระดาษโน้ตโพสต์อิท
กล่าวคือเอกสารทั้งหมดที่จำเป็นเพื่อให้สามารถชำระใบแจ้งหนี้และตอบจดหมายของคุณได้
4 - การจัดเก็บเอกสาร: วิธีการที่จะนำมาใช้
ทันทีที่ใบแจ้งหนี้ใบแจ้งยอดหรือจดหมายมาถึงให้เปิดและอ่านและถ้าเป็นไปได้ให้ทิ้งซองจดหมายโดยทิ้งลงในถังขยะ
หากเป็นจดหมายธุรกิจที่ไม่สำคัญให้โยนทิ้งทันที
หากเป็นจดหมายด่วนให้ตอบกลับทันที (ไม่มีข้อแก้ตัวเนื่องจากคุณมีวัสดุที่จำเป็นทั้งหมดในล็อกเกอร์หรือกล่อง
จดหมายที่เขียนโดยด่วนหรือใบแจ้งหนี้ที่ชำระแล้วฝากไว้ในกล่องรองเท้าหรือตู้เก็บของในกองตรงกลางของเอกสารอื่น ๆ ทั้งหมดในภาชนะที่คุณเตรียมไว้: กล่องใส่รองเท้าตู้เก็บของ
ถ้า บิล ไม่ใช่เรื่องเร่งด่วนหากคุณไม่มีเวลาตอบให้ยื่นเรื่องกับคนอื่น ๆ เอกสาร ในตู้เก็บของหรือกล่องรองเท้า ในแต่ละสัปดาห์ในเวลาเดียวกันคุณจะโอนไปยังไฟล์ Dossier เหมาะสม
เพราะและนี่เป็นทางออกเดียวที่จะไม่ถูกครอบงำอีกสัปดาห์ละครั้งในวันที่กำหนดและเวลาที่กำหนดจึงจำเป็นต้องเปลี่ยนตัวเองให้กลายเป็นกิจวัตร!
ดังนั้นตั้งแต่วันนี้ทุกสัปดาห์ในเวลาเดียวกัน (เช่นเย็นวันอาทิตย์) คุณจะนำกล่องหรือภาชนะติดตัวไปด้วยเพื่อตรวจสอบเนื้อหาตอบจดหมายชำระค่าใช้จ่ายจากนั้นโอนกระดาษแต่ละแผ่นในโฟลเดอร์เรียบร้อยแล้ว จัดเตรียมไว้เพื่อจุดประสงค์นี้ในเครื่องผูกของคุณ
หากคุณไม่ได้รับใบเรียกเก็บเงินหรือจดหมายสักสองสามฉบับคุณสามารถทิ้งไว้ในล็อกเกอร์และทุกสัปดาห์ในวันที่ระบุให้ชำระเงินหรือตอบจดหมาย ...
หากคุณได้รับใบแจ้งหนี้จำนวนมากให้เตรียมไว้ในโฟลเดอร์ container 3 โดยมีป้ายกำกับที่ระบุ:
- จะได้รับเงินในสัปดาห์นี้
- ชำระภายใน 15 วัน
- ต้องชำระก่อนสิ้นเดือน
หากคุณได้รับไฟล์ จดหมาย รัฐมนตรีอย่าขี้เหนียวบนเสื้อที่คุณจะระบุด้วยกริยาการกระทำ (อ่านจำแนกตอบจ่ายจัดระเบียบ ... )
นี้ การเรียงลำดับ แน่นอนว่าจะใช้ได้เพียงหนึ่งสัปดาห์.
เพื่อนที่ดีที่สุดของการจัดเก็บกระดาษ
- แผ่นพลาสติกพรุน
- เสื้อเชิ้ตและเสื้อชั้นในทุกสี
- Interleaves
- ตัวประสานใบแจ้งหนี้ (ต่อปี)
- ป้ายกำกับ
- เจาะรู
- คลิปหนีบกระดาษ
ในแต่ละปีจะเปิดเครื่องผูกที่แตกต่างกันโดยระบุปีที่ขอบ ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงินบันทึกของโรงแรมใบเสร็จรับเงินที่จ่ายและมีคำอธิบายประกอบ (วันที่ชำระเงินหมายเลขเช็คและชื่อธนาคาร) ในโฟลเดอร์ที่เหมาะสมเป็นพลาสติก ใช้บันทึกโพสต์อิทหากคุณต้องการกรอกบันทึกของคุณ จดหมายโต้ตอบที่อ้างถึงใบแจ้งหนี้หรือใบเสร็จรับเงินเหล่านี้ หากวันที่ของจดหมายหรือใบแจ้งยอดอ่านยากให้เขียนใหม่ให้ชัดเจนมากขึ้นไม่ว่าจะโดยตรงหรือใช้โพสต์ แต่อย่าเลย ทำความสะอาด ไม่เคยอยู่ในตู้เก็บเอกสาร ใบแจ้งหนี้ ค้างชำระ! หากต้องการหาทางไปรอบ ๆ ให้เลือกสีเสื้อสำหรับแต่ละพื้นที่ ตัวอย่าง: สีแดงสำหรับธนาคาร สีน้ำเงินสำหรับการประกันภัย สีเหลืองสำหรับยานพาหนะ สีเขียวสำหรับอุปกรณ์ไฮไฟ สีชมพูสำหรับเด็ก แต่คุณสามารถทำเสื้อเชิ้ตและเสื้อกล้ามของคุณเองได้หากคุณมีกระดาษห่อหรือวาดลวดลายเก๋ ๆ ! มันยังคงเป็นทางเลือกส่วนตัว สิ่งสำคัญคือการระบุให้ถูกต้องเพื่อค้นหาเอกสารที่คุณเก็บไว้และที่คุณต้องการได้อย่างรวดเร็ว สิ่งสำคัญในการจัดเก็บเอกสารและทันทีที่คุณใช้โฟลเดอร์ให้ติดป้ายกำกับโดยไม่ลืมระบุวันที่สร้างบนฉลาก อย่าลังเลที่จะใช้โฟลเดอร์ย่อยหลาย ๆ โฟลเดอร์ในไฟล์เดียวกัน เดทกับพวกเขา และใช้วงเวียน! ด้วยระบบนี้คุณจะค้นหาเอกสารที่ถูกต้องในวันที่คุณต้องการได้อย่างง่ายดาย สำหรับการจัดเก็บเอกสารธนาคารหากคุณเป็นลูกค้าต่างธนาคารหากคุณได้รับสลิปจากพวกเขาเป็นจำนวนมากและหากต้นขั้วเช็คสะสมตู้เก็บเอกสารจะไม่เพียงพอ สอดไว้ในกระเป๋าซิปติดป้ายเดือนและธนาคาร คุณจะวางทุกอย่างเป็นกลุ่มในกล่องที่มีป้ายกำกับด้วย คุณจะทำสิ่งนี้โดยใช้ช่องสำหรับ "ไฟล์ขนาดใหญ่" ของคุณเช่นโฉนดขายบ้านไฟล์ธนาคาร (เช่นประกันชีวิตสัญญาและเงื่อนไขไม่ได้ทำไว้สองสามแผ่น แต่เป็นทั้งหมด ไฟล์ ... เป็นไปไม่ได้ที่จะเจาะและลื่นเข้าไปในตู้เก็บเอกสาร แต่เพื่อหลีกเลี่ยงการมีกล่องมากเกินไปเนื่องจากสิ่งเหล่านี้ไม่ใช่เอกสารที่คุณมักจะนำออกมาให้เก็บไว้ในกล่องเดียวกัน (แน่นอนว่าต้องจัดกลุ่มไว้ในโฟลเดอร์ที่ปิดสนิทและมีป้ายกำกับ เก็บกล่องเหล่านี้ไว้ในห้องใต้หลังคาหรือห้องใต้ดินที่ไม่ชื้นและปราศจากฝุ่น หรือแม้แต่ใต้เตียง! เห็นได้ชัดว่าไม่มีคำถามเกี่ยวกับการจำแนกไฟล์ ใบแจ้งหนี้ จ่ายสมุดบันทึกครอบครัวและคำสั่งแพทย์ด้วยกัน! แต่ละไฟล์ของเขาเอง! ลการจัดเก็บเอกสารสำคัญประกันภาษีเด็ก (หนึ่งฉบับต่อหนึ่งไฟล์) สุขภาพชีวิตการทำงานรถยนต์บ้าน ฯลฯ ... เปิดเวิร์กบุ๊กอื่นหรือใช้เวิร์กบุ๊กที่คุณเพิ่งเปิด นอกเหนือจากนั้นคั่นด้วยตัวแบ่งคุณจะจัดกลุ่มเอกสารสำคัญแต่ละชิ้นไว้ในปลอกพลาสติกเจาะรูหรือในโฟลเดอร์ในไฟล์ที่มีชื่อเรื่องโดยจัดกลุ่มตามภาค คุณจะทำสิ่งนี้สำหรับโทรทัศน์อินเทอร์เน็ตโทรศัพท์สัญญาการบำรุงรักษาต่างๆ (เครื่องทำความร้อนหม้อไอน้ำ ... ) สำหรับกระดาษอื่น ๆ และสำหรับถ่ายเอกสาร ถ่ายสำเนาเอกสารสำคัญทั้งหมด: บัตรประจำตัวประชาชนหนังสือเดินทางใบรับรองบัตรประชาชนสมุดบันทึกครอบครัวและเอกสารทั้งหมดที่ควรติดตัวเราไปตลอดชีวิต และแน่นอนอย่าเก็บไว้ในที่ที่เป็นต้นฉบับ แต่ในสำนักงานหรือในตู้เซฟ บัตรประจำตัวประชาชนหนังสือเดินทางใบขับขี่ตั๋วเครื่องบินหมายเลขโทรศัพท์ในกรณีที่บัตรเครดิตสูญหายและหมายเลขบัตรนี้ บนคอมพิวเตอร์ในกล่องจดหมายของคุณในส่วน "แบบร่าง" ให้สร้างโฟลเดอร์ที่มีข้อมูลทั้งหมด เอาออกไป คำแนะนำสำหรับการใช้เครื่องใช้ในครัวเรือนจำนวนมากในกล่องกระดาษแข็งซึ่งอยู่ไม่ไกลจากห้องครัวหรือห้องซักผ้าที่ตั้งอยู่ เอาออกไป เอาออกไป แคตตาล็อกและ หนังสือชี้ชวนในกล่องหรือภาชนะบนโต๊ะกาแฟใกล้เก้าอี้นวมที่คุณดูโทรทัศน์ คุณจะใช้ประโยชน์จากช่วงเวลานี้เพื่อไล่ตามพวกเขาตัดสิ่งที่คุณสนใจออกไปแล้วโยนลงตะกร้าที่เท้าของคุณทุกอย่างที่คุณไม่สนใจ จัดเก็บตู้เก็บเอกสารใหม่ของคุณอย่างเป็นระเบียบบนชั้นวางหรือในตู้จนถึงสัปดาห์หน้า! จากนั้นจดบันทึกวันที่ในแต่ละปีคุณจะทิ้งเอกสารที่ไร้ประโยชน์ในตอนนี้ซึ่งคุณไม่ได้ใส่ใจในการจัดเก็บในแฟ้มต่างๆของคุณ!ในสารยึดเกาะนี้คุณจะใส่:
แยกประเภทเอกสารของธนาคาร
5 - และการจัดเก็บเอกสารอื่น ๆ ? กระดาษ อัตลักษณ์หรือศาสนพิธี
ถ่ายเอกสารของคุณ
สแกนเอกสารของคุณ
การจัดเก็บคู่มือผู้ใช้
การจัดเก็บแคตตาล็อกและโบรชัวร์
6 - เอกสารทั้งหมดได้รับการจัดประเภทและจัดเรียงอย่างดี
