น่าสนใจ

จัดหมวดหมู่กระดาษอย่างไรให้ค้นหาได้ง่าย

อย่างไร 'หรือ' อะไร แยกประเภทเอกสาร เหรอ? จะทำอย่างไรกับ เอกสารที่ต้องเก็บ เหรอ? คุณไม่พบไฟล์ กระดาษ สำหรับคุณ สำนักงาน หรือก บิล อะไรที่คุณต้องการ? คุณปล่อยให้ตัวเองถูกฝังโดยเอกสาร ธุรการ, จดหมาย ที่ ใบสั่งยา ที่ไหน เอกสารการธนาคารหรือการประกันภัย ? ใช้งานได้จริงทั้งหมด จึงขอเสนอ วิธี มีประสิทธิภาพใน 6 ขั้นตอนเพื่อไม่ให้จมอีกต่อไปและ จัดระเบียบ ได้อย่างง่ายดาย การจัดเก็บ ของ เอกสาร ในหนึ่งเดียว สมุดงาน ตู้เก็บของ, ตู้เก็บของ หรือแม้กระทั่ง ชั้นวางของค้นพบ อย่างไร 'หรือ' อะไร เก็บถาวร เอกสารของเขา ครั้งแล้วครั้งเล่า.

วิธีการจัดประเภทเอกสารเพื่อค้นหา

6 ขั้นตอนแยกประเภทใบแจ้งหนี้กระดาษสำคัญจดหมาย ...

1- ก่อนจัดระเบียบ: กำหนดที่ตั้งของจุดยุทธศาสตร์

จุดยุทธศาสตร์นี้เป็นสถานที่ที่คุณจะต้องเปิด จดหมาย ทุกวัน.

อาจเป็นทางเข้าห้องนั่งเล่นหรือห้องครัวสิ่งสำคัญคือมันอยู่ในสายตา

ณ จุดนี้คุณจะวาง a กล่องรองเท้า ภาชนะใดก็ได้และถังขยะ กระดาษ : ถังขยะใด ๆ สามารถทำเคล็ดลับได้

ในกล่องรองเท้าตะกร้าในเครื่องจักสานหรือในภาชนะอื่น ๆ คุณจะกำจัดในปริมาณมากโดยไม่ต้องคัดแยก จดหมาย เพื่อตอบ ใบแจ้งหนี้ ในการจ่ายเงิน เอกสาร สำคัญs เพื่อเก็บถาวรและในถังขยะคุณจะทิ้งมัน หนังสือชี้ชวน และซองจดหมายที่ไม่จำเป็น

เคล็ดลับ

จำกัด เอกสาร!

ชอบหักบัญชีเงินฝาก

จัดการบัญชีของคุณทางออนไลน์

รับใบแจ้งยอดของคุณทางอีเมล

ปฏิเสธพวกเขา หนังสือชี้ชวน แจกจ่ายในตู้จดหมายระบุไว้อย่างชัดเจน

2 - ก่อนจัดระเบียบ: กำหนดที่ตั้งของจุดยุทธศาสตร์ที่สอง

ตำแหน่งนี้อาจเป็นชั้นวางอย่างน้อยหนึ่งชั้นชั้นวางของห้องสมุดด้านในของเฟอร์นิเจอร์: ลิ้นชักตู้ลิ้นชักใต้เตียงโมดูลใต้โต๊ะ) คุณจะเก็บไฟล์ไว้ที่นั่นซึ่งจะมีตั๋วเงินและกระดาษ

3 - ก่อนจัดเก็บ: ติดตั้งวัสดุจัดเก็บ

ในตำแหน่งที่คุณจะเปิดจดหมายและตำแหน่งที่คุณวางล็อกเกอร์หรือกล่องรองเท้าให้ใส่ที่เจาะรูและถุงแช่แข็งที่สามารถปิดได้ด้วยซิป

ในกระเป๋าใบนี้คุณจะใส่สมุดเช็คแสตมป์คลิปหนีบกระดาษซองจดหมาย RIB ปากกาและกระดาษโน้ตโพสต์อิท

กล่าวคือเอกสารทั้งหมดที่จำเป็นเพื่อให้สามารถชำระใบแจ้งหนี้และตอบจดหมายของคุณได้

4 - การจัดเก็บเอกสาร: วิธีการที่จะนำมาใช้

ทันทีที่ใบแจ้งหนี้ใบแจ้งยอดหรือจดหมายมาถึงให้เปิดและอ่านและถ้าเป็นไปได้ให้ทิ้งซองจดหมายโดยทิ้งลงในถังขยะ

หากเป็นจดหมายธุรกิจที่ไม่สำคัญให้โยนทิ้งทันที

หากเป็นจดหมายด่วนให้ตอบกลับทันที (ไม่มีข้อแก้ตัวเนื่องจากคุณมีวัสดุที่จำเป็นทั้งหมดในล็อกเกอร์หรือกล่อง

จดหมายที่เขียนโดยด่วนหรือใบแจ้งหนี้ที่ชำระแล้วฝากไว้ในกล่องรองเท้าหรือตู้เก็บของในกองตรงกลางของเอกสารอื่น ๆ ทั้งหมดในภาชนะที่คุณเตรียมไว้: กล่องใส่รองเท้าตู้เก็บของ

ถ้า บิล ไม่ใช่เรื่องเร่งด่วนหากคุณไม่มีเวลาตอบให้ยื่นเรื่องกับคนอื่น ๆ เอกสาร ในตู้เก็บของหรือกล่องรองเท้า ในแต่ละสัปดาห์ในเวลาเดียวกันคุณจะโอนไปยังไฟล์ Dossier เหมาะสม

เพราะและนี่เป็นทางออกเดียวที่จะไม่ถูกครอบงำอีกสัปดาห์ละครั้งในวันที่กำหนดและเวลาที่กำหนดจึงจำเป็นต้องเปลี่ยนตัวเองให้กลายเป็นกิจวัตร!

ดังนั้นตั้งแต่วันนี้ทุกสัปดาห์ในเวลาเดียวกัน (เช่นเย็นวันอาทิตย์) คุณจะนำกล่องหรือภาชนะติดตัวไปด้วยเพื่อตรวจสอบเนื้อหาตอบจดหมายชำระค่าใช้จ่ายจากนั้นโอนกระดาษแต่ละแผ่นในโฟลเดอร์เรียบร้อยแล้ว จัดเตรียมไว้เพื่อจุดประสงค์นี้ในเครื่องผูกของคุณ

หากคุณไม่ได้รับใบเรียกเก็บเงินหรือจดหมายสักสองสามฉบับคุณสามารถทิ้งไว้ในล็อกเกอร์และทุกสัปดาห์ในวันที่ระบุให้ชำระเงินหรือตอบจดหมาย ...

หากคุณได้รับใบแจ้งหนี้จำนวนมากให้เตรียมไว้ในโฟลเดอร์ container 3 โดยมีป้ายกำกับที่ระบุ:

- จะได้รับเงินในสัปดาห์นี้

- ชำระภายใน 15 วัน

- ต้องชำระก่อนสิ้นเดือน

หากคุณได้รับไฟล์ จดหมาย รัฐมนตรีอย่าขี้เหนียวบนเสื้อที่คุณจะระบุด้วยกริยาการกระทำ (อ่านจำแนกตอบจ่ายจัดระเบียบ ... )

นี้ การเรียงลำดับ แน่นอนว่าจะใช้ได้เพียงหนึ่งสัปดาห์.

เพื่อนที่ดีที่สุดของการจัดเก็บกระดาษ

- แผ่นพลาสติกพรุน

- เสื้อเชิ้ตและเสื้อชั้นในทุกสี

- Interleaves

- ตัวประสานใบแจ้งหนี้ (ต่อปี)

- ป้ายกำกับ

- เจาะรู

- คลิปหนีบกระดาษ

ในแต่ละปีจะเปิดเครื่องผูกที่แตกต่างกันโดยระบุปีที่ขอบ

ในสารยึดเกาะนี้คุณจะใส่:

ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงินบันทึกของโรงแรมใบเสร็จรับเงินที่จ่ายและมีคำอธิบายประกอบ (วันที่ชำระเงินหมายเลขเช็คและชื่อธนาคาร) ในโฟลเดอร์ที่เหมาะสมเป็นพลาสติก ใช้บันทึกโพสต์อิทหากคุณต้องการกรอกบันทึกของคุณ

จดหมายโต้ตอบที่อ้างถึงใบแจ้งหนี้หรือใบเสร็จรับเงินเหล่านี้

หากวันที่ของจดหมายหรือใบแจ้งยอดอ่านยากให้เขียนใหม่ให้ชัดเจนมากขึ้นไม่ว่าจะโดยตรงหรือใช้โพสต์

แต่อย่าเลย ทำความสะอาด ไม่เคยอยู่ในตู้เก็บเอกสาร ใบแจ้งหนี้ ค้างชำระ!

หากต้องการหาทางไปรอบ ๆ ให้เลือกสีเสื้อสำหรับแต่ละพื้นที่

ตัวอย่าง:

สีแดงสำหรับธนาคาร

สีน้ำเงินสำหรับการประกันภัย

สีเหลืองสำหรับยานพาหนะ

สีเขียวสำหรับอุปกรณ์ไฮไฟ

สีชมพูสำหรับเด็ก

แต่คุณสามารถทำเสื้อเชิ้ตและเสื้อกล้ามของคุณเองได้หากคุณมีกระดาษห่อหรือวาดลวดลายเก๋ ๆ !

มันยังคงเป็นทางเลือกส่วนตัว สิ่งสำคัญคือการระบุให้ถูกต้องเพื่อค้นหาเอกสารที่คุณเก็บไว้และที่คุณต้องการได้อย่างรวดเร็ว

สิ่งสำคัญในการจัดเก็บเอกสารและทันทีที่คุณใช้โฟลเดอร์ให้ติดป้ายกำกับโดยไม่ลืมระบุวันที่สร้างบนฉลาก

อย่าลังเลที่จะใช้โฟลเดอร์ย่อยหลาย ๆ โฟลเดอร์ในไฟล์เดียวกัน เดทกับพวกเขา

และใช้วงเวียน! ด้วยระบบนี้คุณจะค้นหาเอกสารที่ถูกต้องในวันที่คุณต้องการได้อย่างง่ายดาย

แยกประเภทเอกสารของธนาคาร

สำหรับการจัดเก็บเอกสารธนาคารหากคุณเป็นลูกค้าต่างธนาคารหากคุณได้รับสลิปจากพวกเขาเป็นจำนวนมากและหากต้นขั้วเช็คสะสมตู้เก็บเอกสารจะไม่เพียงพอ

สอดไว้ในกระเป๋าซิปติดป้ายเดือนและธนาคาร คุณจะวางทุกอย่างเป็นกลุ่มในกล่องที่มีป้ายกำกับด้วย

คุณจะทำสิ่งนี้โดยใช้ช่องสำหรับ "ไฟล์ขนาดใหญ่" ของคุณเช่นโฉนดขายบ้านไฟล์ธนาคาร (เช่นประกันชีวิตสัญญาและเงื่อนไขไม่ได้ทำไว้สองสามแผ่น แต่เป็นทั้งหมด ไฟล์ ... เป็นไปไม่ได้ที่จะเจาะและลื่นเข้าไปในตู้เก็บเอกสาร

แต่เพื่อหลีกเลี่ยงการมีกล่องมากเกินไปเนื่องจากสิ่งเหล่านี้ไม่ใช่เอกสารที่คุณมักจะนำออกมาให้เก็บไว้ในกล่องเดียวกัน (แน่นอนว่าต้องจัดกลุ่มไว้ในโฟลเดอร์ที่ปิดสนิทและมีป้ายกำกับ

เก็บกล่องเหล่านี้ไว้ในห้องใต้หลังคาหรือห้องใต้ดินที่ไม่ชื้นและปราศจากฝุ่น หรือแม้แต่ใต้เตียง!

5 - และการจัดเก็บเอกสารอื่น ๆ ? กระดาษ อัตลักษณ์หรือศาสนพิธี

เห็นได้ชัดว่าไม่มีคำถามเกี่ยวกับการจำแนกไฟล์ ใบแจ้งหนี้ จ่ายสมุดบันทึกครอบครัวและคำสั่งแพทย์ด้วยกัน!

แต่ละไฟล์ของเขาเอง!

การจัดเก็บเอกสารสำคัญประกันภาษีเด็ก (หนึ่งฉบับต่อหนึ่งไฟล์) สุขภาพชีวิตการทำงานรถยนต์บ้าน ฯลฯ ... เปิดเวิร์กบุ๊กอื่นหรือใช้เวิร์กบุ๊กที่คุณเพิ่งเปิด

นอกเหนือจากนั้นคั่นด้วยตัวแบ่งคุณจะจัดกลุ่มเอกสารสำคัญแต่ละชิ้นไว้ในปลอกพลาสติกเจาะรูหรือในโฟลเดอร์ในไฟล์ที่มีชื่อเรื่องโดยจัดกลุ่มตามภาค

คุณจะทำสิ่งนี้สำหรับโทรทัศน์อินเทอร์เน็ตโทรศัพท์สัญญาการบำรุงรักษาต่างๆ (เครื่องทำความร้อนหม้อไอน้ำ ... ) สำหรับกระดาษอื่น ๆ และสำหรับถ่ายเอกสาร

ถ่ายเอกสารของคุณ

ถ่ายสำเนาเอกสารสำคัญทั้งหมด: บัตรประจำตัวประชาชนหนังสือเดินทางใบรับรองบัตรประชาชนสมุดบันทึกครอบครัวและเอกสารทั้งหมดที่ควรติดตัวเราไปตลอดชีวิต และแน่นอนอย่าเก็บไว้ในที่ที่เป็นต้นฉบับ แต่ในสำนักงานหรือในตู้เซฟ

สแกนเอกสารของคุณ

บัตรประจำตัวประชาชนหนังสือเดินทางใบขับขี่ตั๋วเครื่องบินหมายเลขโทรศัพท์ในกรณีที่บัตรเครดิตสูญหายและหมายเลขบัตรนี้ บนคอมพิวเตอร์ในกล่องจดหมายของคุณในส่วน "แบบร่าง" ให้สร้างโฟลเดอร์ที่มีข้อมูลทั้งหมด

การจัดเก็บคู่มือผู้ใช้

เอาออกไป คำแนะนำสำหรับการใช้เครื่องใช้ในครัวเรือนจำนวนมากในกล่องกระดาษแข็งซึ่งอยู่ไม่ไกลจากห้องครัวหรือห้องซักผ้าที่ตั้งอยู่

เอาออกไป ที่ คู่มือ ของ ของเล่น เด็กที่อยู่ในตู้เก็บเอกสารในห้องของพวกเขาอยู่ใกล้ ๆ

การจัดเก็บแคตตาล็อกและโบรชัวร์

เอาออกไป แคตตาล็อกและ หนังสือชี้ชวนในกล่องหรือภาชนะบนโต๊ะกาแฟใกล้เก้าอี้นวมที่คุณดูโทรทัศน์ คุณจะใช้ประโยชน์จากช่วงเวลานี้เพื่อไล่ตามพวกเขาตัดสิ่งที่คุณสนใจออกไปแล้วโยนลงตะกร้าที่เท้าของคุณทุกอย่างที่คุณไม่สนใจ

6 - เอกสารทั้งหมดได้รับการจัดประเภทและจัดเรียงอย่างดี

จัดเก็บตู้เก็บเอกสารใหม่ของคุณอย่างเป็นระเบียบบนชั้นวางหรือในตู้จนถึงสัปดาห์หน้า!

จากนั้นจดบันทึกวันที่ในแต่ละปีคุณจะทิ้งเอกสารที่ไร้ประโยชน์ในตอนนี้ซึ่งคุณไม่ได้ใส่ใจในการจัดเก็บในแฟ้มต่างๆของคุณ!

Copyright th.caroleparrish.com 2022